Современные экономические условия для коммерческих предприятий обуславливают необходимость создания и развития гибкой логистической системы. Данная задача требует большого количества вложений и соответствующего законодательству РФ документального оформления. Логистика предприятия может подразумевать перемещение различных видов груза, людей и корреспонденции.
Маршрутный лист
Крупные предприятия имеют на балансе легковые и грузовые транспортные средства, которые выполняют различные функции. Независимо от направления использования, автомобили снабжаются сопроводительными документами, основным из которых является маршрутный лист. Порядок заполнения, срок действия, форма путевых бланков зависят от многих факторов. При работе, имеющей разъездной характер, предприятия разрабатывают маршрутный лист служебных поездок, имеющий несколько практических значений. Легковые автомобили, обеспечивающие взаимодействие между офисами или филиалами фирмы, также могут использовать для более эффективной работы маршрутный лист. Данный вид документации многофункционален и выполняет несколько функций.
Грузоперевозки
Большинство организаций предпочитает пользоваться услугами специализированных транспортных компаний, которые обеспечивают доставку груза к месту назначения и предоставляют заказчику документы, подтверждающие его затраты. В этом случае товарно-транспортная накладная является заменой путевых бумаг, маршрутный лист водителя или экспедитора может содержать схему более быстрого проезда и являться дополнением к основному пакету документов. Вся информация о грузе, организации продавце, покупателе, транспортной компании содержится в ТТН, также данный документ является подтверждением доставки товара, основанием оплаты услуг доставщика и начислением заработной платы водителю и экспедитору. В случае доставки нескольких партий товара практикуется оформление ТТН для каждого рейса, маршрутный лист составляется один и содержит обязательное подтверждение времени прибытия, погрузочно-разгрузочных работ. Транспортные компании, занимающиеся оказанием услуг доставки, разрабатывают маршрутный лист для каждого автомобиля на конкретный заказ, это позволяет отслеживать перемещение машины и время нахождения в пути.
Применение на малых предприятиях
Маршрутный лист автомобиля, используемый ИП, может также служить дополнением к ТТН, если речь идет о грузовых перевозках товара. Его содержание является стандартным. В качестве транспортного средства может быть использован легковой или грузовой автомобиль, оформленный на собственника предприятия. Часто транспортное средство арендуется для уменьшения расходов, в этом случае у водителя должна быть копия договора аренды и маршрутный лист поездки.
Обязательные для заполнения графы
- Порядковый номер и дата документа.
- Собственник автотранспортного средства.
- Личные данные водителя (паспорт, водительское удостоверение).
- Наименование грузоотправителя (полное название, ИНН, регистрационные коды, адрес фактического месторасположения склада погрузки).
- Получатель (наименование, адрес доставки).
- Информация о грузе (название, количество упаковок, масса, условия транспортировки).
Для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий законодательством не предусмотрена единая форма маршрутного листа. Бланк и порядок его заполнения организация утверждает самостоятельно в учетной политике. Также внутренними документами регламентируется порядок его выдачи, срок возврата, лица, имеющие право подписи. В соответствии с требованиями ПБУ маршрутный лист должен содержать все реквизиты и отражать цели поездок, время и пути перемещения. В качестве образца может быть взят утвержденный 27 ноября 1997 года Госкомстатом РФ путевой лист по форме 3. Документ дорабатывается с учетом специфики перевозок и направления деятельности компании.
Авансовый отчет
Некоторые группы сотрудников предприятия вынуждены много времени проводить в разъездах. Это связано со спецификой работы или с интересами бизнеса. Служба курьерской доставки, торговые представители и менеджеры продаж, финансовый директор, главный бухгалтер, группа работников эксплуатационно-ремонтного участка и т.д. - каждая из перечисленных должностей подразумевает наличие служебных командировок или постоянное перемещение по городу. При этом постоянного маршрута, как правило, не существует, что влечет возникновение у сотрудника затрат по проезду на различных видах транспорта. Предприятия по условиям трудовых договоров обязано возместить сотрудникам данные расходы при наличии подтверждающих документов, которые, в свою очередь, должны быть проведены через бухгалтерию предприятия и войти в состав затрат. В большинстве случаев для правильного отражения в налоговом учете применяется авансовый отчет, но в связи с несоответствием данного документа для учета транспортных расходов к нему дополнительно прикрепляется маршрутный лист. Унифицированного бланка не существует, поэтому предприятие самостоятельно разрабатывает удобную для отчета форму. При этом обязательно учитывается не только количество предоставленных проездных документов и их цена, но и соответствие поездок задачам конкретного сотрудника.
Маршрутный лист: образец
Схема перемещения торгового представителя ООО «Теремок» И. А. Васечкина за период с 15.07.2012 по 18.07.2012 г.
Пункт назначения | Цель поездки | Вид транспорта | Наименование проездного документа | Стоимость |
|
ООО «Лира» | Обсуждение договорных условий | Автобус маршрут №2 | Билет №0000036 | ||
ООО «НПК» | Доставка образцов продукции | Проездной | |||
Сбербанк | Доставка финансовых документов | Автобус маршрут №2 | Билет№0000089 | ||
ООО «Снегирёк» | Заключение договора поставки продукции | Автобус маршрут №4 | Билет №0023891 |
Приложено документов: 4 шт.
Маршрутный лист сдал торговый представитель Васечкин И. А. __________(подпись, дата)
Маршрутный лист принял бухгалтер Кузнецова А. В. _____________(подпись, дата)
Заполнение
Обратная сторона отчета заполняется бухгалтером, который его принял и провел по соответствующим регистрам после проверки. Также утверждению подлежит сумма отчета. Обязательным условием заполнения является указание дат и соответствие их проездным документам. Все подтверждающие бланки должны быть четко читаемы и соответствовать информации, отраженной в разработанном регистре. Маршрутный лист сдается с авансовым отчетом в течение трех дней с момента выдачи денежных средств. Многие курьеры и торговые представители компаний используют данный вид документа для оптимизации рабочего времени. Маршрутный лист составляется на каждый день, он содержит очередность посещения запланированных сотрудником мест. При его разработке учитываются схемы движения транспорта, время в пути, выбирается маршрут, который позволит соответствовать запланированному времени деловых встреч и т.д.
Служебные командировки
Для многих предприятий актуально применение маршрутного листа при разъездном характере работы сотрудников. По ТК РФ служебной командировкой признается поездка по поручению работодателя для выполнения поставленных производственных задач. Возмещение возникающих проездных расходов регламентируется ст. 168.1 ТК РФ. Для признания расходов необходимо правильно оформить маршрутный лист, прикрепить к нему проездные документы. Для налогового учета и признания командировочных затрат расходами необходимы следующие документы:
- Приказ, подтверждающий деловую цель поездки.
- Отчет сотрудника о произведенных тратах.
- Маршрутный лист перемещений.
- Заполненные проездные документы, подтверждающие факт оказания услуг.
Сумма затрат проверяется бухгалтерией, после чего отчет, утвержденный руководителем, сдается на возмещение или погашение суммы, полученной под отчет. Форма маршрутного листа разрабатывается предприятием самостоятельно и отражается в соответствующих учредительных документах.
Чтобы зафиксировать перемещение водителя и понесенные им транспортные расходы, заполняется маршрутный лист. Документ понадобится для оформления командировок, курьерских доставок и других рабочих поездок. С его помощью можно оценить и компенсировать расходы как на собственный, так и на общественный транспорт. В конце статьи можно скачать бесплатно образец.
В законодательном порядке не установлена единая форма документа. Маршрутный лист составляется в соответствии с общими правилами. Порядок оформления фиксируется в Уставе организации.
Примерный план заполнения листа служебных поездок выглядит следующим образом.
- Название документа.
- Дата оформления и город.
- Данные работника, на которого оформляется маршрутного листа образец, а именно ФИО, должность, марка машины, назначение поездки.
- Сведения касательно поездки. В основном их вписывают в виде таблицы. В графах последовательно указывают дату поездки, пункт прибытия, точное время отъезда и возвращения, реквизиты документа, подтверждающего расходы, и сумма затрат.
- Подпись сотрудника, на которого оформлен бланк.
- Подпись бухгалтера.
Важно! Подтверждающими расходы документами могут быть чеки с автомобильных заправок или проездные билеты.
Правильно заполненная форма маршрутного листа содержит всю значимую информацию о поездке, в том числе даты отъезда и прибытия, произведенные выплаты, стоимость товарно-материальных ценностей. Бланк позволяет не только систематизировать данные, но и использовать их впоследствии для рационального планирования поездок.
Если важная информация была упущена во время заполнения бланка, на пустых полях вносят дополнения. В этих примечаниях можно сослаться на сопроводительные документы.
Для чего оформляют листы служебных поездок
Заполненный и подтвержденный подписями маршрутный лист служит основой для бухгалтерского и налогового учета. Эти документы проверяются контролирующими органами. Во время проверок обращается внимание на соответствие поездок должностным обязанностям работников.
Стоит выделить следующие цели подготовки документа.
- Рациональное планирование рынка сбыта.
- Достижение поставленных задач касательно отгрузки продукции и продаж.
- Подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности.
Маршрутный лист содержит подробную информацию о пути следования, выполненных остановках и временных интервалах между ними. Учитывая все эти сведения, можно разработать самый оптимальный маршрут посещения всех точек. Будут приняты во внимание местонахождение зон сбыта, временные затраты на поездку и отгрузку продукции, расходы топлива.
Порядок заполнения и представления в бухгалтерию
Хотя единый образец листа поездок не предусмотрен, есть общие правила, которым нужно следовать при его оформлении и передаче:
- бланк заполняется в двух экземплярах: один остается у работника, второй направляется в бухгалтерский отдел;
- поездки за конкретный период времени вносятся в таблицу в хронологическом порядке;
- лист должен содержать ссылки на первичные документы.
Для печати можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Маршрутный лист (как дополнение к путевому листу) входит во внутренний документооборот, поэтому ставить на нем печать не требуется.
Чтобы расходы, указанные в бланке, были официально признаны, к нему следует приложить подтверждения. Помимо проездных билетов, к таковым относятся приказ и отчет сотрудника об осуществленных затратах.
Когда документ заполнен, он передается на проверку в бухгалтерский отдел, а затем подписывается работодателем. Впоследствии он служит основанием для погашения указанной в нем суммы. Подобные выплаты указываются в строке расходов организации. Эти показатели напрямую влияют на расчет налога на прибыль.
Заполнение листа поездок важно для отслеживания передвижений и дальнейшего планирования служебных маршрутов. Также он служит основой для налогового и бухгалтерского учета. Далее можно скачать пример документа.
Скачать бланк маршрутного листа
Маршрутный лист — это документ, регламентирующий маршрут доставки товаров клиентам. Данный документ применяется водителями, торговыми представителями, курьерами, почтальонами и людьми с другими профессиями, выполняющими доставку товаров по нескольким точкам за один день.
Таблица маршрутного листа не только позволяет посмотреть адрес следующего прибытия, но и существенно облегчает работу трудящегося. В нём содержится ряд полезных элементов, которые не нужно держать в голове.
Если грамотно заполнять все имеющиеся ячейки, в конце рабочего дня, недели и месяца можно провести анализ проделанной работы и оптимизировать её с целью уменьшения затрат и увеличения прибыли.
Бланк маршрутного листа скачать:
Описание таблицы
Бланк маршрутного листа не является обязательным и официальным документом. Поэтому он может быть изменен на усмотрение каждого руководителя компании. Мы же не рекомендуем что-либо убирать, а также добавлять большое количество пунктов — это усложнит процесс заполнения и добавит ошибок.
Ежедневно на завтрашний день маршрут заполняется логистом или самим представителем в зависимости от специфики работы. Маршрут может быть составлен и ранее в соответствии с запросами клиентов, но вечером предыдущего дня его нужно распечатать и проверить, исправив ошибки.
Важно! Документ с заполненными пунктами распечатывается и передаётся сотруднику, который будет совершать доставки. По итогу дня маршрутный лист с подписью водителя возвращается в офис и отправляется в архив — папку «Маршрутные листы» соответствующего месяца. Все бланки собираются в одном месте и по порядку, чтобы в случае возникновения вопросов можно было восстановить нужную информацию.
Для удобства работы на компьютере, документ имеет разделение по дням внизу каждой страницы, что позволяет ежедневно заполнять новую страницу, не удаляя информации с текущей. В конце месяца можно новый бланк маршрутного листа скачать заново, а заполненный сохранить с указанием названия месяца — информация о совершенных доставках может пригодиться в будущем.
Заполнение маршрутного листа
Перед выездом на маршрут должны быть заполнены следующие пункты:
- Водитель — фамилия и инициалы
- Дата — день совершения доставок
- Показания в начале маршрута — пробег автомобиля перед выездом
- Остаток топлива — количество горючего, имеющееся в бензобаке на момент начала работы
- Ответственный — человек, который поставил в таблицу данный адрес (заполняется, если в один маршрутный лист имеют доступ и устанавливают доставки разные люди)
- Авто — марка автомобиля, госномер
- № чека — порядковый номер заказа
- Адрес доставки, предварительное время, условия — куда везти и во сколько примерно нужно там быть (лучше просто «до обеда» или «после обеда»)
- Сумма доставки, подъём — стоимость услуг, если таковые требуются и оплачены
- Примечания , если такие имеются
Водитель в течение рабочего дня самостоятельно заполняет в маршрутном листе:
- Время и километраж прибытия и убытия с точки
- Общий пробег в конце дня
- Остаток топлива и показания счётчика пробега (км)
- Прочие отметки , несоответствия, спорные ситуации
Бланк маршрутного листа — не единственный документ, который должен иметь при себе доставщик. Он также должен иметь распечатанные товарные чеки или накладные , в которых будут расписываться и ставить печать получатели грузов. Все товарные чеки в конце рабочего дня (или утром при получении нового маршрутного листа) водитель сдаёт логисту (офис-менеджеру), который также архивирует их в отдельную папку.
Маршрутный лист планирует деяния субъекта, и оптимизирует их. На этой странице бесплатного ресурса имеется образец, его можно скачать бесплатно.
Довольно распространенным документом в жизни человека является маршрутный лист. Он может применяться в командировке, на производстве, в сфере туризма (для получения визы). Маршрутный лист используют курьеры, водители и иные специалисты. На этой странице бесплатного ресурса имеется образец маршрутного листа , и по специальной прямой ссылке его можно скачать бесплатно. Рассмотрим основные компоненты и обязательные пункты этой уникальной бумаги, чтобы более точно понимать смысл.
Планирование процессов в жизни человека дает ему много преимуществ. Составление обсуждаемого графика значительно ускоряет все обозначенные в нем процессы. Маршрутный лист не только планирует деяния субъекта, но и оптимизирует их. Благодаря этому пакту надзирающие инстанции, руководители структурных подразделений, непосредственное начальство, могут проследить путь перемещения и выполненной работы. Таким образом, маршрутный лист выполняет несколько положительных функций одновременно, что является несомненным плюсом письменного акта.
Обязательные пункты маршрутного листа
:- В верху пишется наименование, ФИО, должность и другие идентификационные данные;
- Ниже должность, представительские полномочия;
- Затем в свободной форме, в виде таблицы или подпунктов вносятся нужные сведения;
- Обязательно указывать даты, сроки, стоимость мероприятий, план поездок;
- Поскольку это маршрутный пакт, необходимо указывать место отбытия и прибытия;
- Подписи, расшифровки и виза руководства.
